Stadgar

§ 1 Ändamål
Sällskapet är en ideell förening som har till syfte att sprida kunskap om Verner von Heidenstams författarskap, att levandegöra hans livsverk och att informera om aktuell Heidenstamforskning.
Sällskapets styrelse skall informera Stiftelsen Övralid om sin verksamhet.

§ 2 Medlemskap
Den som betalar av årsmötet fastställd medlemsavgift eller utses till Hedersmedlem i Heidenstamsällskapet är medlem i sällskapet och äger rätt att delta i sällskapets årsmöten och andra sammankomster.

§ 3 Sällskapets styrelse
Sällskapets verksamhet handhas av en styrelse bestående av fem och högst sju ordinarie ledamöter med högst två suppleanter.
Ordförande väljs av årsmötet för ett år; övriga ledamöter och suppleanter väljs växelvis för två år.

Styrelsen väljs på årsmötet, varvid ordförande utses för ett år. Övriga ledamöter och suppleanter väljs för två på så sätt att halva antalet står i tur att avgå vid varje årsmöte. Vid behov görs fyllnadsval för ett år.
Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och skattmästare.

Styrelsen för Stiftelsen Övralid äger rätt att utse en adjungerad ledamot i styrelsen.

Föreståndaren på Övralid äger rätt att närvara vid sällskapets sammanträden, dock utan rösträtt, såvida föreståndaren inte är stiftelsens representant i styrelsen.

Styrelsen beslutar om vice ordförande, sekreterare och skattmästare.

§4 Valberedning
Årsmötet utser varje år en valberedning bestående av tre ledamöter, varav en är sammankallande. Valberedningen skall i god tid före årsmötet kontakta de ledamöter som står i tur att avgå och inför årsmötet föreslå ledamöter i styrelsen under det kommande verksamhetsåret.

§5 Styrelsens sammanträden
Styrelsen skall sammanträda minst tre gånger årligen. Till sammanträde skall suppleanterna kallas. Styrelsen är beslutsför då minst hälften av ledamöterna samt ordföranden deltar i sammanträdet.

Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. För beslut som fattas vid sammanträde per telefon eller per korrespondens gäller att hela styrelsen skall ha deltagit i beslutet och att detta är enhälligt.

Inför sammanträde skall dagordning skickas till samtliga styrelseledamöter och suppleanter. Vid sammanträde skall protokoll föras.

Protokoll skall inom 14 dagar justeras av ordföranden eller av två justeringsmän om ordföranden fört protokoll vid mötet. Protokollet skall därefter snarast sändas med e-post till styrelseledamöter och suppleanter samt till revisorn.

§ 6 Räkenskaper
Sällskapets räkenskapsår skall vara kalenderår.
Ordföranden och kassören har var för sig rätt att teckna sällskapet.

§ 7 Årsredovisning
Styrelsen skall redovisa sin förvaltning genom att upprätta årsredovisning för räkenskapsåret innehållande förvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning.

§ 8 Revision
För granskning av styrelsens förvaltning och räkenskaper utser årsmötet varje år en revisor och en ersättare för revisor. Revisorn skall avge en redogörelse för resultatet av sitt arbete.

§ 9 Årsmöte
Styrelsen skall utlysa årsmötet till den tid på sommaren då Övralid hålls tillgängligt för allmänheten. Kallelse till årsmötet skall av styrelsen sändas med brev eller e-post till samtliga medlemmar senast 20 dagar i förväg.

Av kallelsen skall framgå att förslag från medlemmar, att behandlas vid mötet, skriftligen med brev eller e-post skall skickas till styrelsens ordförande minst 10 dagar före årsmöte.

Valberedningens förslag liksom redovisningshandlingar skall finnas tillgängliga vid årsmötet och skall på särskild begäran översändas till medlem i föreningen.

Styrelsens förvaltningsberättelse skall senast 14 dagar före årsmötet publiceras på sällskapets hemsida.

§ 10 Dagordning vid årsmöte
Vid årsmöte skall följande ärenden förekomma:

  1. Val av ordförande för mötet
  2. Val av sekreterare för mötet
  3. Val av medlem att jämte ordföranden justera protokollet
  4. Fråga om stadgeenligt utlysande av mötet
  5. Fråga om godkännande av dagordning
  6. Föredragning av styrelsens årsredovisning innehållandeförvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning för det gångna räkenskapsåret.
  7. Föredragning av revisionsberättelse
  8. Fastställande av resultat och balansräkning
  9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
  10. Bestämmande av antalet ordinarie styrelseledamöter
  11. Val av ordförande i sällskapets styrelse (1 år)
  12. Eventuella fyllnadsval (1 år)
  13. Val av halva antalet övriga styrelseledamöter och suppleanter (2 år)
  14. Val av revisor och ersättare för revisor (1 år)
  15. Val av valberedning (1 år)
  16. Fastställande av årsavgift
  17. Eventuella förslag från styrelsen
  18. Eventuella förslag från medlemmar
  19. Eventuella övriga ärenden

§ 11 Föreningsmöte och extra föreningsmöte
Styrelsen skall under verksamhetsåret planera och genomföra föreningsmöten som ett led för att uppnå syftet med sällskapets verksamhet.

Ett sommarmöte anordnas vanligen i samband med Övraliddagen.

På skriftlig begäran av minst 10 medlemmar i sällskapet eller på anmodan av revisor skall styrelsen kalla till extra föreningsmöte. Kallelsen skall skickas med brev eller e-post minst 20 dagar i förväg och innehålla uppgift om vad som föranleder mötet. Beslut i andra än de i kallelsen upptagna frågorna får inte fattas på extra föreningsmöte. Föredragningslista och procedurbestämmelser för årsmöte skall i tillämpliga delar följas vid extra föreningsmöte.

§ 12 Utseende av hedersledamot
På förslag av enig styrelse kan årsmötet till Hedersmedlem i Heidenstamsällskapet utse person som gjort sig synnerligen förtjänt för sitt arbete enligt syftet i sällskapets stadgar.

§ 13 Fastställande och ändring av stadgar
Förslag till ändring av stadgar skall behandlas av två på varandra följande föreningsmöten, varav ett årsmöte. Är anslutningen till förslaget enhälligt krävs endast ett årsmötes beslut. Förslag till ändringar skall medfölja kallelsen.