1 § Ändamål
Sällskapet är en ideell förening som har till syfte att sprida kunskap om Verner von Heidenstams författarskap, att levandegöra hans livsverk och att informera om aktuell Heidenstamforskning.
Sällskapets styrelse skall informera Stiftelsen Övralid om sin verksamhet.
§ 2 Medlemskap
Den som betalar av årsmötet fastställd medlemsavgift eller utses till Hedersmedlem i Heidenstamsällskapet är medlem i sällskapet och äger rätt att delta i sällskapets årsmöten och andra sammankomster.
Enskild person kan bli ständig medlem genom att erlägga en fastställd engångsavgift till sällskapet.
§ 3 Sällskapets styrelse
Sällskapets verksamhet handhas av en styrelse bestående av fem och högst sju ordinarie ledamöter med högst två suppleanter.
Styrelsen väljs på årsmötet, varvid ordförande utses för ett år.
Övriga ledamöter och suppleanter väljs för två på så sätt att halva antalet står i tur att avgå vid varje årsmöte. Vid behov görs fyllnadsval för ett år.
Styrelsen för Stiftelsen Övralid äger rätt att utse en adjungerad ledamot i styrelsen. Den adjungerade ledamoten har rätt att yttra sig men har inte rösträtt.
Föreståndaren på Övralid har rätt att närvara vid sällskapets sammanträden, dock utan rösträtt.
Styrelsen beslutar om vice ordförande, sekreterare och skattmästare.
Avgår styrelseledamot eller suppleant före mandattidens utgång får styrelsen utse styrelseledamot eller suppleant för tiden till nästa årsmöte.
§4 Valberedning
Årsmötet utser varje år en valberedning bestående av minst två ledamöter, varav en är sammankallande.
Valberedningen ska i god tid före årsmötet kontakta de ledamöter som står i tur att avgå och inför årsmötet föreslå ledamöter i styrelsen samt revisor och ersättare för revisor under det kommande verksamhetsåret.
§5 Styrelsens sammanträden
Styrelsen ska sammanträda minst tre gånger årligen.
Till fysiskt eller digitalt anordnat sammanträde eller till telefonsammanträde ska suppleanterna kallas. Styrelsen är beslutsför då minst hälften av ledamöterna samt ordföranden deltar i sammanträdet.
Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Inför sammanträde ska dagordning skickas till samtliga styrelseledamöter och suppleanter. Vid sammanträde ska protokoll föras.
Protokoll ska inom 14 dagar justeras av ordföranden eller av två justeringsmän om ordföranden fört protokoll vid mötet. Protokollet ska därefter snarast sändas med e-post till styrelseledamöter och suppleanter samt till revisorn.
§ 6 Räkenskaper
Sällskapets räkenskapsår ska vara kalenderår.
Ordföranden och kassören har var för sig rätt att teckna sällskapet.
§ 7 Årsredovisning
Styrelsen skall redovisa sin förvaltning genom att upprätta årsredovisning för räkenskapsåret innehållande förvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning.
§ 8 Revision
För granskning av styrelsens förvaltning och räkenskaper utser årsmötet varje år en revisor och en ersättare för revisor. Revisorn ska avge en redogörelse för resultatet av sitt arbete
§ 9 Årsmöte
Styrelsen ska utlysa årsmötet till den tid på sommaren då Övralid hålls tillgängligt för allmänheten.
Kallelse till årsmötet ska av styrelsen sändas med brev eller e-post till samtliga medlemmar senast 20 dagar i förväg.
Av kallelsen ska framgå att förslag från medlemmar, att behandlas vid mötet, skriftligen med brev eller e-post ska skickas till styrelsens ordförande minst 10 dagar före årsmöte. Valberedningens förslag liksom redovisningshandlingar ska finnas tillgängliga vid årsmötet och ska på särskild begäran översändas till medlem i föreningen.
Styrelsens årsredovisning ska senast 14 dagar före årsmötet tillställas sällskapets medlemmar.
§ 10 Dagordning vid årsmöte
Vid årsmöte ska följande ärenden förekomma:
1. Val av ordförande för mötet
2. Val av sekreterare för mötet
3. Val av medlem att jämte ordföranden justera protokollet
4. Fråga om stadgeenligt utlysande av mötet
5. Fråga om godkännande av dagordning
6. Föredragning av styrelsens årsredovisning innehållandeförvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning för det gångna räkenskapsåret.
7. Föredragning av revisionsberättelse
8. Fastställande av resultat och balansräkning
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
10. Bestämmande av antalet ordinarie styrelseledamöter
11. Val av ordförande i sällskapets styrelse (1 år)
12. Eventuella fyllnadsval (1 år)
13. Val av halva antalet övriga styrelseledamöter och suppleanter (2 år)
14. Val av revisor och ersättare för revisor (1 år)
15. Val av valberedning (1 år)
16. Fastställande av årsavgift för nästa verksamhetsår
17. Eventuella förslag från styrelsen
18. Eventuella förslag från medlemmar
19. Eventuella övriga ärenden
§ 11 Föreningsmöte och extra föreningsmöte
Styrelsen ska under verksamhetsåret planera och genomföra föreningsmöten, vanligtvis i form av föreläsningar, resor i Heidenstams fotspår eller liknande aktiviteter, som ett led för att uppnå syftet med sällskapets verksamhet.
Ett sommarmöte anordnas vanligen i samband med Övraliddagen.
På skriftlig begäran av minst 10 medlemmar i sällskapet eller på anmodan av revisor eller enligt beslut av styrelsen ska styrelsen kalla till extra föreningsmöte. Kallelsen ska skickas med brev eller e-post minst 20 dagar i förväg och innehålla uppgift om vad som föranleder mötet.Beslut i andra än de i kallelsen upptagna frågorna får inte fattas på extra föreningsmöte.
Föredragningslista och procedurbestämmelser för årsmöte ska i tillämpliga delar följas vid extra föreningsmöte.
§ 12 Utseende av hedersmedlem
På förslag av enig styrelse kan årsmötet till Hedersmedlem i Heidenstamsällskapet utse person som gjort sig synnerligen förtjänt för sitt arbete enligt syftet i sällskapets stadgar.
§ 13 Fastställande och ändring av stadgar
Förslag till ändring av stadgar ska behandlas av två på varandra följande föreningsmöten, varav ett årsmöte. Är anslutningen till förslaget enhälligt krävs endast ett årsmötes beslut. Förslag till ändringar ska medfölja kallelsen.
